Buchhaltung für Kleinfirmen – was eine GmbH führen muss

Jede Firma muss Buch führen – aber nicht jede gleich aufwendig. Das Obligationenrecht unterscheidet nach Rechtsform und Umsatz. Für GmbH und AG gilt immer die volle kaufmännische Buchführung. Dieser Beitrag zeigt, was Pflicht ist und wie lange Sie Unterlagen aufbewahren müssen.

Das Wichtigste in Kürze

• GmbH und AG: immer doppelte Buchhaltung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang.
• Einzelfirmen/Personengesellschaften: ab CHF 500’000 Jahresumsatz ebenfalls volle Buchführung.
• Darunter: vereinfachte „Milchbüchlein-Rechnung“ über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage genügt.
• Aufbewahrung: Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufbewahren.

Was eine GmbH oder AG führen muss

Juristische Personen sind unabhängig vom Umsatz zur ordentlichen Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet (OR Art. 957 ff.). Das bedeutet doppelte Buchhaltung mit einer Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Die Buchführung muss vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch sein – das ist die Grundlage für Steuererklärung, MWST-Abrechnung und allenfalls die Revision.

Wann die einfache Rechnung reicht

Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Jahresumsatz müssen nur eine vereinfachte Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage führen (sogenannte Milchbüchlein-Rechnung). Sobald der Umsatz CHF 500’000 erreicht, greift auch hier die volle kaufmännische Buchführung. Für GmbH und AG gibt es diese Erleichterung nicht.

Aufbewahrungspflicht: zehn Jahre

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und der Geschäftsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren. Das gilt auch elektronisch, sofern die Integrität gewährleistet ist. Ein geordnetes Belegwesen – physisch oder digital – erspart später viel Aufwand; dazu passt der digitale Postempfang aus Geschäftspost digital empfangen.

Häufige Fragen

Muss ich als kleine GmbH wirklich doppelt Buch führen?

Ja – für GmbH und AG gilt die volle Buchführungspflicht unabhängig von der Grösse. Die vereinfachte Variante ist nur Einzelfirmen/Personengesellschaften unter CHF 500’000 Umsatz vorbehalten.

Brauche ich dafür einen Treuhänder?

Nicht zwingend, aber oft sinnvoll – gerade für MWST, Lohn und Jahresabschluss. Viele Firmen lagern die Buchhaltung aus.

Hängt die Buchführung mit der Revision zusammen?

Sie ist die Grundlage. Ob zusätzlich eine externe Prüfung nötig ist, klärt Revisionspflicht – wann braucht meine Firma eine Revision?.

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Stand 2026 (OR Art. 957 ff.). Dieser Beitrag ersetzt keine Buchführungs- oder Steuerberatung.